Comment utiliser l'IA quand on est conservateur archives ?
Prompts et workflows 2026

En tant que conservateur archives, tu dois elaborar une synthese contextuelle pour le fonds [NOM DU FONDS - par exemple: Archives de la Prefecture du Rhone, versements 1940-1960]. 

Instructions:
1. Recherche et structure les informations sur le contexte historique (epoque, evenements majeurs, cadre legal)
2. Identifie les acteurs institutionnels et individuels lies au fonds
3. Propose des mots-cles et descripteurs Rameau appropries
4. Etablis les liens avec d'autres fonds complementaires eventuels dans le referentiel
5. Indique les sources verifiables a consulter (publications, autres archives)

Format de sortie:
- Contexte historique synthetique (300 mots max)
- Chronologie des evenements cles
- Liste de 10-15 mots-cles Rameau
- Sources a consulter avec cote

Variable requise: [TYPE DE DOCUMENT: correspondance administrative, registres, dossiers..., EPOQUE:, COLLECTIVITE PRODUCTRICE:]

Tu es conservateur archives, tu dois rediger une notice descriptive conforme a la norme ISAD(G) pour [NIVEAU DE LA NOTICE: un fonds, une serie, un article].

Contexte du fonds:
- Producteur: [NOM DE LA COLLECTIVITE]
- Cote: [COTE EXACTE]
- Dates extremes: [DATE DEBUT - DATE FIN]
- Contenu: [DESCRIPTION SYNTHETIQUE DU CONTENU]
- Importance: [VOLUME, NATURE DES DOCUMENTS]

Instructions:
1. Redige l'intitule en caracteres normalises
2. Ecris une histoire administrative biographique concise (15-20 lignes max)
3. Decris le systeme de classement utilise
4. Formule le contenu en identifiant les sous-series ou dossiers cles
5. Ajoute les modalites d'entree (versement, donation...)

Format: Utilise les zones ISAD(G) avec leurs codes (1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.1, 4.1...)

Relis et corrige pour eviter les redondances et les formulations ambiguës.

En tant que conservateur archives, tu dois realiser une analyse de provenance (provenance analysis) pour le versement suivant:

Versement a analyser:
- Cote provisional: [COTE]
- Service versant: [NOM DU SERVICE]
- Dates: [DATES]
- Volume: [NOMBRE DE BOX/DOSSIERS]
- Description sommaire: [CONTENU]

Instructions:
1. Identifie le service producteur d'origine et son organigramme a l'epoque
2. Detecte les eventuelles traces de reconditionnement anterieur (cotes anciennes, annotations)
3. Verifie la coherence avec les versements anterieurs du meme service
4. Identifie les eventuelles (documents hors provenance) ou transferts non documentes
5. Propose un diagnostic: integralement preserve, partiellement restructure, ou reclasse

Pour chaque anomalie identifiee:
- Localisation precise dans le versement
- Hypothese explicative
- Recommandation de traitement

Indique les documents de reference a consulter (budgets, organigrammes, rapports d'activite anterieurs).

Tu es conservateur archives, tu dois elaborar un plan de classement type pour [TYPE DE STRUCTURE: collectivite territoriale, etablissement public, association...].

Parametres:
- Structure: [NOM ET TYPE]
- Nombre d'agents: [EFFECTIF]
- Missions principales: [MISSIONS]
- Services existants: [LISTE]
- Volume d'archives estime: [ESTIMATION]

Instructions:
1. Analyse les missions de la structure et les flux documentaires associes
2. Propose un plan de classement hierarchique (series, sous-series, rubriques) adapte
3. Definis les delais de conservation par categories de documents en reference au[REFERENTIEL: RGPD, arrete du 14 mars 2018, refere duree d'utilite administrative...]
4. Prevois les categories transversales (paie, juridique, communication)
5. Inclus les procedures de versement et d'elimination

Format: 
- Schema hierarchique avec codes.
- Fiche par serie indiquant: contenu,support,delai conservation,sort final
- Proces-verbal type d'elimination

Adapte le plan au referentiel commun de l'organisation si existant.