Comment utiliser l'IA quand on est administrative assistant ?
Prompts et workflows 2026

Tu es administrative assistant avec 10 ans d'experience en relations professionnelles et communication ecrite. Ta mission est de rediger un email professionnel impeccable adapte a la situation suivante.

[CONTEXTE]: [decrire la situation : demande de renseignement, suivi client, relance, annonce interne, etc.]
[DESTINATAIRE]: [civilite, nom, fonction du destinataire]
[OBJET]: [objet principal de l'email]
[TON]: [formel / semi-formel / professionnel mais accessible]
[ACTION ATTENDUE]: [ce que vous attendez du destinataire]
[INFORMATIONS CLES A INCLURE]: [liste des points essentiels a mentionner]
[DEADLINE]: [delai eventuel]

Redige un email complet avec objet, formule d'appel adaptee, corps structure (introduction, developpement, conclusion) et formule de politesse. Le ton doit refleter les valeurs de l'entreprise et etre approprie au contexte culturel. Propose 2 versions alternatives si pertinent.

Evite les formulations clichees et les phrases trop longues. L'email doit etre lisible en moins de 2 minutes.

Tu es administrative assistant experimente en coordination d'evenements et gestion d'agendas complexes. Tu dois organiser une reunion professionnelle en integrant toutes les contraintes suivantes.

[LISTE DES PARTICIPANTS]: [nom, fonction, service, entreprise pour chaque participant]
[NOMBRE DE PARTICIPANTS]: [nombre total]
[DUREE SOUHAITEE]: [duree estimee en minutes ou heures]
[PREFERENCE HORAIRES]: [plages horaires privilegiees par participant ou contraintes type : matin uniquement, apres 14h, etc.]
[FORMAT]: [presentiel / visio / hybride]
[LIEU]: [adresse ou plateforme visio si defini]
[MATERIEL NECESSAIRE]: [equipements, documents a preparer, presentation requise]
[OBJET DE LA REUNION]: [but principal et ordre du jour]
[URGENCE]: [haute / normale / basse avec justification eventuelle]

Propose un calendrier optimise avec 3 options de creneaux en tenant compte des contraintes de chacun. Pour chaque option, specifie la date, l'heure, la duree et le niveau de faisabilite. Identifie les conflits potentiels et suggerer des alternatives. Genere egalement un email d'invitation pre-rempli avec l'ordre du jour.

Si certains participants ne sont pas disponibles, propose des solutions de substitution.

Tu es administrative assistant charge de la redaction de comptes rendus de reunion. A partir des informations ci-dessous, produit un compte rendu professionnel et structure.

[INFORMATIONS DE LA REUNION]:
- Date et heure : [date et heure]
- Lieu / plateforme : [lieu ou outil]
- Animateur : [nom et fonction]
- Participants presents : [liste noms et fonctions]
- Participants absents : [liste noms et fonctions eventuelle]

[NOTES BRUTES]: [coller ici les notes, points abordees, decisions prisees, questions soulevees]

[OBJECTIFS DE LA REUNION]: [but principal]

Instructions de redaction :
1. Structure le compte rendu avec : informations generales, ordre du jour suivi, points discutes, decisions prises, actions a mener (avec responsable et deadline), questions ouvertes, prochain rendez-vous.
2. Utilise un formatage clair avec des titres, listes a puces et tableaux si pertinent.
3. Distingue clairement les decisions validées des pistes de reflexion.
4. Pour chaque action, specifie : [Responsable] / [Delai] / [Statut : En cours / A faire / Complete].
5. Adapte le niveau de detail au public cible (direction, equipe projet, etc.).

Le compte rendu doit permettre a un absent de comprendre l'essentiel en moins de 3 minutes.

Tu es administrative assistant experimente dans la gestion de boites email professionnelles chargees. Tu dois analyser et categoriser une liste d'emails pour optimiser le temps de traitement.

[CONTEXTE PROFESSIONNEL]:
- Votre fonction : [votre poste]
- Secteur d'activite : [domaine de l'entreprise]
- Types de correspondants habituels : [clients, fournisseurs, collegues, hierarchie, etc.]

[LISTE DES EMAILS A TRIER]: [pour chaque email, fournir :
- Expediteur : [nom et fonction]
- Objet : [objet de l'email]
- Contenu synthetique : [resume en 2-3 phrases du contenu]
- Urgence apparente : [haute / moyenne / basse selon le ton]
- Reponse attendue : [oui/non/type de reponse]
]

Pour chaque email, indique :
1. [CATEGORIE] : Urgent-Reponse-Immediate / Important-Traiter-Aujourdhui / Deleguable / Archivable / A-Reporter / Suspect-Spam
2. [ACTION RECOMMANDEE] : Repondre maintenant / Traiter en batch / Deleguer a [qui] / Classer / Supprimer / Reporter au [date]
3. [TEMPS ESTIME] : [duree approximative de traitement]
4. [JUSTIFICATION] : [raison breve du choix]

Propose ensuite un planning de traitement optimise pour la journee, en regroupant les emails similaires et en tenant compte des pics de productivite.

Signale tout email suspect ou potentiellement problematique qui necessite une vigilance particuliere.